Бизнес-процесс - совокупность действий, которые осуществляются сотрудниками в определенной последовательности в процессе деятельности компании и направлены на достижение конечной цели. Управление бизнес-процессами – ключевая задача менеджмента, от качества выполнения которой напрямую зависят результаты деятельности всего бизнеса.

Автоматизация бизнес-процессов систематизирует деятельность компании, значительно сокращает время выполнение задачи, а следовательно, позволяет сократить затраты в любой отрасли и сделать бизнес более эффективным.

ООО "Бригита" имеет успешный опыт автоматизации бизнес-процессов на базе 1С:Документооборот 8. Наши специалисты неоднократно реализовали в системе прохождение ключевых процессов, начиная с поступления заказа до момента его исполнения и получения финального продукта.

Автоматизацию бизнес-процессов можно разделить на следующие этапы

• Анализ существующих бизнес-процессов компании ("как есть")
• Оптимизация бизнес-процессов ("как должно быть")
• Адаптация бизнес-процессов под штатную структуру (разработка микропроцессов для каждого сотрудника в зависимости от его функционала и уровня допуска к информации)
• Выбор программного продукта для автоматизации
• Запуск программного продукта в эксплуатацию
• Обучение персонала клиента
• Сопровождение
• Анализ эффективности автоматизации

В результате комплексной автоматизации бизнес-процессов компания получает действующую систему управления операционной деятельностью:

• Четко структурированную последовательность действий на каждом этапе деятельности и для каждого сотрудника
• Фиксацию функционала каждого сотрудника и границ его ответственности
• Формализацию функций по ролям (сотрудники, выполняющие определенные функции, выполняют их одинаково)
• Оперативное получение информации о прохождении процесса на каждом этапе в любой отрезок времени
• Систему контроля выполняемых действий

Структурирование бизнес-процессов оказывает существенное влияние на управление персоналом. Менеджмент компании в процессе автоматизации получает четкое представление о наличии "слабых мест" в штатной расстановке и получает возможность оптимизировать структуру компании. Помимо этого, четко прописанные процессы способствуют быстрой адаптации новых сотрудников и позволяют, руководствуясь инструкциями и описанием процесса, в кратчайшие сроки начать выполнять свои обязанности не хуже коллег, работающих на аналогичных должностях длительное время.

Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?

В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!

Три кита хаоса в бизнесе: как автоматизировать процессы, которых нет

Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.

Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:

• Регулярные ошибки. Петров сделал опечатку, Сидоров завизировал непроверенный документ, Васечкина отправила счет с неправильными реквизитами. Подобные ошибки приносят временные и финансовые потери, дергающийся глаз и работу по ночам.
• Простои. Документ на согласовании неделю, потом вторую, работа стоит. Ключевой сотрудник в отпуске или уволился, не передав дела.
• Общая неразбериха. Куда делась нужная бумага? Почему секретарь в кипе листов не заметил срочный документ? Куда бежать специалисту при обращении клиента, если нужный человек отсутствует? Эта путаница и беготня по коридорам с пачками бумаг раздражают и уж точно не способствуют продуктивной работе.

Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока. Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде. Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также - наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов .

Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.

Бизнес-процессы: что автоматизируем, товарищи?

Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено. Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс. А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.

Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:

1. Устойчивость описанных связей: учтены множественность выбора действий, переходы, условия.
2. Регламентирование действий по ходу процесса: звонки, письма, вложения, обращения, визирования.
3. Логическое завершение: конкретная досягаемая цель.

Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».

В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов - это подготовка к проекту их автоматизации.

Здорово ли сердце вашего бизнеса?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение Бизнес-процессы - сердце компании. Как узнать, в форме ли ваш бизнес? Обратитесь к нам и узнайте, как получить максимум от бизнес-процессов и раскрыть полный потенциал вашей компании.

Заказать консультацию

Основная цель разработки бизнес-процессов - это волшебное превращение хаотично сплетенных цепочек внутрифирменных взаимодействий в упорядоченные, согласованные и понятные алгоритмы. Да будет порядок в работе, офисе, в головах сотрудников и в умах руководителей!

Ури, где кнопка? Цели автоматизации бизнес-процессов

Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников - держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!

Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав. Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство. Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.

Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:

• Упорядочить регулярные задачи.
• Минимизировать человеческий фактор.
• Четко разделить зоны ответственности внутри процессов.
• Держать под контролем все детали процесса.
• Включить в схему взаимодействия клиентов.
• Создать единую ИТ-инфраструктуру с различными правами доступа.
• Экономить время, свое и сотрудниковю.
• В итоге - экономить средства на управлении компанией.

Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!

Управление бизнес-процессами - система одной компании

Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами - «1С:Документооборот 8» - на примерах.

Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.

Секретный ингредиент: как автоматизировать бизнес-процессы без потерь

Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями. То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого. То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».

Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, - задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.

Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:

• выявить «тонкие места» в компании,
• определить, какие цели стоят перед системой автоматизации,
• понять, подойдет ли компании типовой функционал или нужно вносить изменения,
• выяснить, какой набор функций будет для бизнеса оптимален,
• определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь, а что можно и отложить. Например, участки, тормозящие работу всей компании, нужно ставить в приоритет, даже если работа по ним предстоит не самая простая.

Грамотное фиксирование требований к системе и результатов - это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.

Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.

Хотите узнать, каких результатов сможет достичь конкретно Ваш бизнес? Обращайтесь к нам для бесплатной консультации - расскажем!

Корпоративные бизнес-процессы представляют собой удобный и очень эффективный инструмент управления и автоматизации бизнес-процессами предприятия. Корпоративные процессы системы СЭД «Корпоративный документооборот» позволяют автоматизировать как простые, так и сложные процессы практически любого предприятия.

Руководители предприятия получают инструмент контроля и получения информации о реальной работе сотрудников предприятия, а сотрудникам предприятия предоставляют удобный инструмент для быстрых и эффективных действий по решению ежедневных задач.

СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет создавать и изменять бизнес-процессы в режиме «1С:Предприятие» , без необходимости внесения изменений в «1С:Конфигураторе».

Корпоративные бизнес-процессы СЭД «Корпоративный документооборот» позволяют выполнить эффективную автоматизацию бизнес-процессов предприятия и являются хорошим дополнением к автоматизации документооборота предприятия.

Все соответствующие объекты размещены в подсистеме «Корпоративные процессы».

Каждый корпоративный бизнес-процесс имеет свой номер и дату и является экземпляром ранее спроектированного вида бизнес-процесса. Проектирование видов бизнес-процессов рассмотрено в разделе «Проектирование видов бизнес-процессов «.

Корпоративные процессы располагаются в подсистеме «Корпоративные процессы» системы документооборота СЭД «Корпоративный документооборот «.

Создать корпоративный процесс можно несколькими способами:

Создание из формы списка корпоративных процессов. Для создания процесса нажмите стандартную кнопку «Создать» формы списка. В случае, если в форме списка был установлен отбор по одному из видов бизнес-процессов, то новый процесс будет создан такого же вида.

Создание из формы списка видов бизнес-процессов. Для создания процессов выделите нужный вид процесса и нажмите кнопку «Создать экземпляр процесса». После выполнения данной команды будет создан корпоративный процесс нужного вида.

Создание процесса из формы корпоративного документа. Для этого откройте форму документа и перейдите в меню верхней панели «Бизнес-процессы». Пункты данного меню автоматически формируются по видам бизнес-процессов имеющих включенные флажки копирования пользователей из документа в процессы либо по видам процессов напрямую включенных в настройках вида документов. Создание процессов из документов будет рассмотрено более подробно в данном разделе ниже.

Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.

Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"

Подобные документы

Характеристика деятельности ООО "ЖилРемСтрой", его организационная структура. Разработка проекта автоматизации бизнес-процессов предприятия с помощью программы "1С". Контрольный пример реализации проекта. Расчет экономической эффективности автоматизации.

дипломная работа , добавлен 29.01.2013


Организационно-штатная структура телекоммуникационной компании. Разработка плана автоматизации управления бизнес-процессами (БП), ее основные этапы. Формализация БП с помощью методик моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD. Требования к системе автоматизации.

курсовая работа , добавлен 24.01.2014


Общая характеристика МАДОУ детский сад №26. Организационная структура управления детского сада. Состав и функции автоматизированных рабочих мест. Автоматизация процесса приема воспитанников и обработки заявлений. Модель бизнес-процессов в нотации IDEF0.

курсовая работа , добавлен 16.05.2013


Описание общих закономерностей функционирования организации. Изучение структуры предприятия, определение функций его подразделений и основных бизнес процессов. Разработка клиент-серверной системы по автоматизации получения и обработки заявок от абонентов.

курсовая работа , добавлен 02.10.2011


Обзор методов моделирования бизнес-процессов. Оптимизация процессов с помощью методологии Мартина. Анализ проблем и причины недостаточной эффективности в работе "ФМ Ложистик Кастомс". Автоматизация процесса сверки сведений из электронных документов.

дипломная работа , добавлен 11.12.2013


Анализ компании ООО Мебельный Дом "ЮВАЮ": информационная система; характеристика бизнес-процессов; организационная структура управления; аппаратное и программное обеспечение. Разработка и выбор стратегии автоматизации учета производства предприятия.

дипломная работа , добавлен 12.04.2012


Характеристика предприятия и его деятельности, организационная структура управления, выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов, обоснование проектных решений. Программное обеспечение задачи, разработка модулей.

дипломная работа , добавлен 29.11.2013

Автоматизация бизнес процессов – деятельность, направленная на упорядочивание и регламентацию существующих в компании бизнес процессов, методами специализированного программного обеспечения. Такое определение, основано на описании термина бизнес-процесс:

«Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени совокупность работ, предназначенная для получения желаемого результата».

Существует, множество программ, призванных обеспечить автоматизацию процессов. Предлагается автоматизировать как отдельные бизнес-процессы, например, CRM, так и все бизнес процессы компании комплексно. Возможно использование как программ-сервисов, без приобретения и инсталляции, так и десктопных программных продуктов. Среди которых представлены и относительно доступные конфигурации 1С и мощнейшие и дорогие решения, типа SAP.

Но прежде, чем решать какая система вам подходит больше, следует провести анализ, предлагаемых к автоматизации процессов.
Для начала, следует разделить процессы компании, на бизнес процессы:

• Управляющей системы;
• Управляемой системы.

Для повышения эффективности исполнительной системы , применяется не только автоматизация бизнес процессов, существует достаточное количество инструментов и технологий нацеленных на совершенствование процессов управляемой системы. Которые доказывают свою эффективность тем, что приняты на вооружение компаниями – мировыми лидерами .

Но именно фокусировка на совершенствовании бизнес процессов управляющей системы приносит максимальный вклад в повышение эффективности бизнеса.

«Эффективные бизнес-процессы – ваше мощное конкурентное преимущество!»

К методам совершенствования процессов управляющей системы можно отнести:

• Социально – психологическое обеспечение;
• Мотивацию персонала;
• Автоматизацию бизнес процессов.

Подробнее про автоматизацию процессов на 1С или SAP

Про автоматизацию процессов хочется поговорить отдельно. Все книги про управление бизнес-процессами , которые мне доводилось читать, в один голос кричат:

«Внедряя типовые системы автоматизации бизнес процессов 1С или SAP, вы лишаете свой бизнес индивидуальности», и даже: «Типовая автоматизация процессов приведет ваше дело к неминуемому краху».

Позволяю себе не согласиться с этими выводами!
Откуда берутся такие умозаключения?
Давайте разберемся, что стоит за словами: «система автоматизации бизнес процессов» .
И так, любая информационная система, в том числе и система автоматизации бизнес процессов, укрупненно представляет собой:

• Базу данных – там хранится информация в виде взаимосвязанных таблиц, в определенных разрезах и с определенной глубиной детализации;
• Пользовательский интерфейс – видимая часть программы, манипулируя которой пользователь заносит данные или формирует отчеты;
• Программные методы работы с базой данных – своеобразный мост, соединяющий интерфейс и базу данных.

Думаю, что мало у кого возникает, мысль, что база данных и программный код ввода и вывода информации могут привести к краху вашу компанию, значит все дело в пользовательском интерфейсе . Давайте копнем поглубже.

Процессы подлежащие автоматизации

Какие основные процессы, подлежат автоматизации в первую очередь? Конечно же это самые рутинные бизнес-процессы:

• Процесс регистрации платежей, как входящих, так и исходящих;
• Процесс выписки первичной документации;
• Процесс отражения затрат.

А именно из зарегистрированной этими бизнес процессами информации будет формироваться львиная часть отчетности, для принятия решений. И это дает основную ценность автоматизации.

Много ли уникальности у каждой компании в описанных процессах ?

Если конкурентное преимущество вашего бизнеса, заключается в уникальности этих процессов – наверняка поделившись этой информацией вы произведете фурор в «менеджерской» науке.

Можно конечно привести пример, более сложных бизнес процессов программы по автоматизации которых также распространены на рынке, например, автоматизация CRM.

Но, опять хочу высказаться в поддержку систем автоматизации бизнес процессов. Ваши маркетологи (маркетеры) или продажники придумали, что-то намного лучше воронки продаж, или XYZ анализа?

Если нет, то все подобные инструменты, в той или иной степени представлены в предлагаемом на рынке софте.

Недостатки систем автоматизации

Тем не менее и у систем автоматизации бизнес процессов есть недостатки и обусловлено это, тем, что разрабатываются они как универсальный инструмент, пригодный к использованию в любом бизнесе.

К ним можно отнести:

• Отсутствие некоторых, действительно важных, для вас реквизитов. Да, я признаю, что такие реквизиты возможны.
• Не достаточно удобный интерфейс.
• Нюансы использования, на разных устройствах.
• Быстродействие.

Но большинство этих проблем можно решить тщательным подбором решения, ну и конечно любая система обладает возможностью кастомизации под клиента, тут только вопрос цены.

Предоставляемые продукты – это передовой опыт автоматизации бизнес процессов заключенный в программный код – пользуйтесь им.

Кроме того, используя типовые системы автоматизации бизнес процессов, вы сможете оценить эффективное или не эффективное влияние автоматизации на ваш бизнес. И сделаете это с относительно малыми затратами.

А теперь давайте обсудим реальные причины «краха бизнеса»

Все эти причины, лежат в желании произвести интенсивные изменения в бизнесе, повысить его эффективность, но чужими руками без своего вмешательства и естественно без личной ответственности.

А возможно просто, не желание изменений, а проект автоматизации используется как оправдание: «Вот старались, но не получилось».

Некоторые причины провалов автоматизации проектов:

1. Негативное отношение к мнению внедренцев 1с или SAP: «Кто они такие, такие, советовать нам изменять наши бизнес-процессы…». И это даже на руку внедренцам, делать то, что уже сделано, да еще и на веки привязывать к себе заказчика, т.к. кроме конкретного разработчика, уже никто не сможет разобраться в нетиповом коде.
2. Не желание вникать в процедуры, предусмотренные программным продуктом. Тут в принципе, есть логика. Можно сказать, что это не дело высшего руководства, разбираться с программным продуктом. Но ошибка в том, что руководителя проекта внедрения автоматизации бизнес процессов, как правило нет (формально назначенный, это тоже самое). А руководители на местах, как правило реагируют на автоматизацию, так: «Ладно, так и быть, сделайте как есть и не приставайте». Это путь в никуда!
3. Наличие «священных коров» таких сотрудников, которые способны противостоять любым новациям, даже спущенным с самого верха. В конечном итоге высшее руководство, встает на сторону «коров» и сливает проект автоматизации бизнес процессов.
4. Не желание элементарно навести порядок и обозначить кто за что отвечает, переломив все отговорки типа: «Нам некогда заниматься писаниной».

Резюме

В целом, конечно же, автоматизация бизнес процессов – сложный и ответственный процесс, в котором должны быть задействованы лучшие силы как компании заказчика, так и компании внедренца. А к выбору системы автоматизации бизнес процессов, надо подходить взвешенно и скрупулезно.

Но, для мелкого и среднего бизнеса автоматизация процессов должна основываться, на стандартных решениях, а крупные компании возможно позволят себе собственные кастомизированные разработки с целью получения максимальной выгоды от внедрения.